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JBMIAでは、個人情報保護法の完全施行に伴い、事務局で作成している委員会・部会の名簿について、下記の通り名簿管理規程を策定して、これを役職員に周知徹底することにより、名簿の適正且つ厳重な管理に努めることといたしました。 今後とも会員各位の御協力、アドバイスなどを得ながら、この規程の適切な運用を図ることといたしたいので、御協力方お願い申し上げます。
（目的） 第１条 この規程は、当協会において会員及び事務局の名簿を管理するに当たり、個人情報保護の観点から適正に取り扱うことを目的とする。 第２条 本規程の対象となる名簿は、理事会・委員会・センター・部会及び下部組織（以下、委員会等という。）の理事・委員・事務局役職員の氏名、所属、役職及びメールアドレス等が記載されたものとする。 （適用範囲） 第３条 本規程は、当協会の事務局役職員（臨時職員及び派遣社員を含む。）に適用する。 第４条 委員会等の名簿は、当該委員会等に属する委員相互及び事務局との諸連絡に利用することを目的とする。 第５条 委員会等の名簿は、記載本人又は当該委員会等の同意がなければ目的外の利用及び第三者への提供を行ってはならない。但し、法令等に基づく場合は、この限りではない。 第６条 名簿管理責任者は、事務局長とする。 ２ 名簿管理責任者は、本規程を事務局内に周知徹底するものとする。 ３ 名簿管理責任者は、名簿作業を円滑に行うため、名簿作成作業責任者及び名簿作成作業者を指名するものとする。 ４ 名簿管理責任者は、新たに事務局役職員となった者に本規程の教育及び研修を行うものとする。 （名簿作成作業責任者、名簿作成作業者） 第７条 名簿作成作業責任者は、名簿作成作業者を統轄する。 第８条 委員会等の事務局担当者は、担当委員会等の委員名簿を正確且つ最新内容に保持するように努めなければならない。 第９条 名簿は、電子データにより送信してはならない。但し、名簿管理責任者の許可を得た場合は、この限りではない。 第１０条 担当委員会等以外の名簿を配布する場合は、名簿管理責任者の許可を得た上で｢名簿管理簿｣に利用先及び目的を記入しなければならない。 第１１条 名簿を記載した書類及び名簿を保存したCD等は、施錠した保管場所等に保管しなければならない。 ２ 名簿をプリントアウトするときは、片隅に｢取扱注意｣を付するものとする。 ３ 事務局役職員は、不在の際は机上に名簿を放置してはならず、且つパソコンのディスプレー上に名簿を表示したままにしてはならない。 ４ 事務局情報システム管理者は、名簿の情報システムに外部からアクセスできないように対策を講じなければならない。 ５ 事務局を退職した者又は出向期間が終了した者は、保管名簿等を事務局長に引き渡さなければならない。 第１２条 名簿を記載した書類を廃棄する場合は、シュレッダにより処理するものとする。 ２ 名簿を記載した書類が大部の場合は、一般ごみと区別し、特定の処理業者に廃棄処分を委託し、その廃棄証明を得なければならない。 ３ 名簿を保存したCD等を廃棄する場合は、再生不能にして処分するものとする。 第１３条 名簿が不正に利用された場合は、当該委員会等の事務局担当者は遅滞なく名簿管理責任者に報告し、その指示を仰ぐものとする。 第１４条 名簿管理責任者は、名簿の管理が適正に行われているかどうかを監査するものとする。 ２ 監査は年１回行うものとする。 ３ 名簿管理責任者は、監査の結果を事務局内に周知し、改善策を図るものとする。
附 則（平成１７年４月１日） |